Meeting, Konferenz, KVP-Gespräch, FMEA-Besprechung, Projektpräsentation, Marktanalyse, Bewerbungsgespräch, ganz gleich was im Konferenzzimmer stattfinden soll und wie viele Personen darin Platz finden sollen es soll gerne genutzt werden und Kreativität und Wohlbefinden steigern und zeitgemäß mit einem Beamer und einer weißen Wand ausgestattet sein. Dieser fehlt jedoch in vielen alten Konferenzzimmern und dann wundert man sich, warum diese Zimmer immer weniger genutzt werden.
Der Sinn einer Konferenz oder Besprechung ist doch der, dass Experten ihr Wissen untereinander austauschen und gemeinsam ein Problem lösen oder verbessern. Ein Experte muss also den anderen Experten seine Sicht auf die Dinge klarstellen. Gerne wird dafür ein Präsentations-Software oder ein Film eingesetzt. Fehlt hierzu die Möglichkeit, hält man das Meeting lieber gleich in der Kantine ab. Es kritzelt doch kaum noch jemand auf einer Flipchart rum oder verteilt Präsentationsmappen.
Hier liegt das Problem mancher alten Konferenzzimmer, sie sind einfach nicht effektiv. Die Menschen die in einem solchen Raum arbeiten sollen, bringen nicht die Leistung, die sie normalerweise bringen könnten, weil schon die örtlichen Gegebenheiten nicht mehr zeitgemäß sind. „Nach zwei Stunden wäre auf dem Meeting beinahe eingeschlafen!“, habe ich schon von so manchem Bekannten gehört, der zu solchen Besprechungen eingeladen wird. Wenn Frischluft kaum vorhanden war, ein kühles Wasser oder ein heißer Kaffee nicht in Reichweite, die Stühle unbequem und die vorangegangene Präsentation dank der Sonneneinstrahlung kaum sichtbar war, wer mag es da demjenigen der dort eingeschlafen ist verübeln? Schade nur, dass diejenigen die in solchen Meetings sitzen, meist mit hohen Stundenlöhnen gesegnet sind und diese sollten doch gewinnbringend für die Firma arbeiten.
Was muss ein Konferenzzimmer heute bieten?
Papier wird zunehmend von elektronischen Geräten verdrängt. Schon jetzt machen sich unglaublich viele Menschen Notizen mit ihrem Tablett-PC. Dies wird sich in der nächsten Zeit noch rasant ausbreiten, da die Geräte sich zunehmend auch für das erstellen von Skizzen und das erkennen von Handschriften eignen. Kommt jeder Teilnehmer einer Konferenz allerdings mit seinem eigenen Tablett-PC, so könnte ein Kampf um die nächste Steckdose entstehen. Dies gilt es ebenso zu vermeiden wie Stolperfallen durch Kabel.
Eine weiße Wand und ein Beamer sind ja schon nicht schlecht. Besser noch sind reflektionsbeschichtete Leinwände, die sich in der Neigung und Richtung drehen lassen. Hierzu bieten wir eine große Anzahl an Medienmöbel. Und egal mit welchem Gerät der Teilnehmer Anschluss sucht, er sollte ohne vorherigen Aufbau vorhanden sein.
Videokonferenzen werden sich vermutlich immer mehr durchsetzen. Damit stirbt der Konferenzraum aber noch lange nicht aus. Denn eine kleine Webcam am Monitor macht noch kein Live-Erlebnis überflüssig. Bisher haben sich nur große Firmen Konferenzräume geleistet, die mit riesigen Bildschirmen, bester Kameratechnik und schnellster Internetanbindung eine Atmosphäre schaffen, die dem „sich-gegenüber-sitzen“ schon recht nahe kommt. Damit spart man sich schon mal den ein oder anderen Flug. Vieleicht möchte auch ihre Firma diese Technik bald einsetzen. Unsere Konferenzmöbel sind dafür vorbereitet.
Wer kommt mit, Kaffee holen?
Am Anfang wird der Konferenzraum vielleicht noch schön vorbereitet. Es werden vielleicht noch Gläser und kleine Flaschen hingestellt, vielleicht sogar noch ein paar Tassen und Thermokannen. Spätestens nach einer Stunde sind die kalten Getränke warm und der Kaffee schmeckt nach zwei Stunden auch in der besten Thermokanne nicht mehr.
Ich selber habe schon in einem Konferenzraum bei über 30 Grad gesessen und das Wasser, dass liebevoll vor mir drapiert war, war vermutlich ebenfalls 30 Grad warm. Man soll ja angeblich bei heißem Wetter nicht so kalt trinken, ich gehöre aber nicht dazu und der Kühlschrank gehört für mich zu den wichtigsten Erfindungen der Menschheit. Vierzehn toll aussehende Lederstühle aber keinen Kühlschrank in der Nähe. 6 setzen!
Bei einem Meeting, dass auch durchaus mal länger als eine Stunde dauern kann, sollte man auch diejenigen die keine warmen Getränke mögen mit Flüssigkeit versorgen. Sonst passiert es. Der Körper baut ab, ohne das man sich körperlich angestrengt hat. Man wird müde!
Gönnen Sie Ihrem Konferenzraum noch zusätzlich einen oder zwei Meetingpoints. Das lästige eindecken entfällt somit teilweise und im unteren Bereich des Meetingpoints ist Platz für einen kleinen Kühlschrank.
